Innhold på denne siden

Offentlig dokumentasjon

Rutiner

Betingelser for privattimer

  • Betaling av timen må være gjort før timen starter
  • Maks 2 personer kan delta
  • Avbestilling av privattime må gjøres senest kl 2100 dagen før time for refundering
  • Spillere kan ikke avtale privattimer på våre anlegg med trenere som ikke er forhåndsgodkjent av klubben
  • Kunder må under ingen omstendighet betale treneren direkte, alt skal gå via klubben. Betaling av privattimer kan kun gjøres via nettbutikk på vår hjemmeside. Det skal ikke betales for privattimer via Vipps direkte, via faktura eller andre betalingsmetoder.

Bestilling av privattimer

Ved bestilling av privattimer skal kunden alltid betale for timen ved å bestille privattime på hjemmesiden. Trener mottar en e-post med informasjon om hvem som har bestilt time, dato og tidspunkt og bestilings ID på timen.

Trener reserverer baneleie i Matchi

Trener reserverer time i Matchi. Ved bestilling av time innendørs, bruk kampanjekoden som du fikk i e-post. Om timen ikke passer for deg, gjør avtale direkte med kunden.

Kansellering eller refundering

Om timen skal avlyses eller kunden skal ha refundert penger, send e-post til post@tonsbergtennis.no med forklaring og ID på timen.

Etter at timen er ferdig

Registrer timen i Tripletex. Bruk bestillings ID som du fikk i e-posten på hvem som bestilte timen i kommentar. Timer som mangler bestillings ID i kommentar vil ikke bli godkjent.

Om du er timelønnet av klubben må du føre timer i Tripletex. For å få tilgang til å føre timer må du være registrert som ansatt eller kontakt. Etter at du er registrert får du en e-post som inneholder informasjon om hva du må gjøre for å registrere deg. Linken er gyldig i 24 timer. Om du ikke aktiverer brukeren din innen fristen, må du nullstille passordet ditt. Det gjør du ved å velge “glemt passord” etter at du har skrevet inn din e-postadresse.

Første gangs bruk

Du kan føre timer i Tripletex appen eller logge deg inn på web. Før du kan føre timer, må du har godkjent brukeravtalen med Tripletex. Det må gjøres ved å logge deg inn på hjemmesiden deres. Om du ikke gjør dette vil du ikke få tilgang til å føre timer i Appen.

Føre timer i Tripletex Appen

  1. Velg “Timeføring”
  2. Velg dag som du skal føre timer for
  3. Velg aktivitet. F.eks Kurs eller Privattime
  4. Velg antall timer
  5. Trykk Lagre

Privattimer

For privattimer må ordrenummer registreres. Privattimer som mangler ordrenummer vil ikke bli godkjent.

Frist for registrering og merking av ferdig registrert

Frist for registrering av timer er 2. dagen i etterfølgende måned. Når du er ferdig med å registrere timer, må du bekrefte dette ved å trykke på “Ferdig” i “Oversikt”.

I Tripletex Appen: Trykk “Ferdig” for å bekrefte at alle timer har blitt ferdig registrert.
I Tripletex på web: Trykk “Ferdig registrert” for å bekrefte at alle timer har blitt ferdig registrert.

HT Hovedtrener e-post kurs@tonsbergtennis.no
DL Daglig leder e-post post@tonsbergtennis.no

  1. HT får e-post når noen melder seg på venteliste fra Spond Club
  2. HT Ved ledig plass: HT sender e-post til kursdeltaker om alternativer
  3. HT Ved IKKE ledig plass: HT sender e-post til kursdeltaker om at påmelding er mottatt og at de blir kontaktet så snart det er ledig plass
  4. HT Når kursdeltaker har akseptert plass videresendes e-post til DL
  5. DL sender e-post til kursdeltaker med link til betalingsavtale for treningsavgift
  6. DL Den som har fått tilbud om ledig plass blir fjernet fra fra ventelisten og opprettet i Spond som medlem i samme gruppe som de andre kursdeltakerne. De blir lagt inn i gruppen #TPV (tilbud plass venteliste). Der blir de liggende helt til de enten bekrefter plass ved å opprette betalingsavtale eller hvis de ikke ønsker å stå på venteliste, fjernes de helt.
  7. DL Ved opprettelse av betalingsavtale registreres de i gruppe(r) som de har fått tilbud om plass. E-post sendes til HT med informasjon om dette.

Gjelder

  • Trenerkurs
  • Deltakelse på konferanser i regi av Norges Tennisforbund på vegne av Tønsberg Tennisklubb.
  • Reise i forbindelse med NM Lag og andre arrangement på vegne av Tønsberg Tennisklubb

Forutsetning

  • Trenerkurs og konferansedeltakelse forutsetter godkjenning fra styret
  • Reisekostnad i forbindelse med NM Lag avklares med styre gjennom trenerkontakt.
  • Reisekostnad i forbindelse med andre arrangement forutsetter godkjenning fra styret

Policy for bestilling av reise

Trenerkurs og konferansedeltakelse: Reise bestilles selv av deltaker og deltaker legger selv ut beløpet. Deltaker har selv ansvar for å sende inn kvitteringer for reisen til klubben for utbetaling.

NM Lag: Lagkaptein eller oppnevnt reiseleder er ansvarlig for å bestille reise på vegne av reisefølget. Har man ikke anledning til å legge ut selv kan man få utbetalt et forskudd fra Tønsberg Tennisklubb for å dekke reisekostnader. Kostnaden må kunne dokumenteres før forhåndsutbetaling. Dette gjøres ved å sende en epost til post@tonsbergtennis.no. Deltaker har selv ansvar for å sende inn kvitteringer for reisen til klubben for utbetaling.

Registrering av reiseregning

Registrering av reiseregning skal gjøres i Tripletex. Om du mangler tilgang, må du sende e-post til post@tonsbergtennis.no

Vedlikeholdsoppgaver hall

  1. Støvsuge baner samt friområdet og i bua. Maskinen må tømmes etter bruk og gjøres klar til nestemann. Husk å sette den til lading etter bruk.
  2. Tømme søppel. Poser ligger oppå vareautomaten. Etterfyll poser ved behov. Kode på container ute er 1234. Hvis den er full ring Håkon for tømming.
  3. Vaske toalettet. Fyll på vann, såpe og toalettpapir.
  4. Holde orden i friområdet, inkludert bord, stoler og kjøkken.

Informasjon om anlegg

  • Baneutstyr på anlegg:
    • 5 banekoster
    • 5 linjekoster
    • 3 dommerstoler med poengteller
    • Vedlikeholdsutstyr
  • Utstyr i forbindelse med dugnad:
    • Grus: 3 tonn grus (1 tonn per bane). Kjøpes av Mastersport eller A.Sport. Må være i plastsekker. Ca 900 legges ut ved dugnad, resten legges ut gjennom utesesongen.
    • 3 trillebord, raker, river, skuffer

Rutiner i forbindelse med dugnad

Rutiner uteanlegg

  • Ukentlig:
    • Sjekke vanning
    • Sjekke linjer og baner, reparere skader
    • Justering av vanningsanlegg
  • Månedlig:
    • Kaste søppel
    • Vaske klubbhus
    • Klippe plen
  • Ad-Hoc ved behov:
    1. Sprøyte og luke baner.
    2. Rydde baner

Ansvarlig på anlegg

Frank Anders Haugli

Alexander Ballamy

Informasjon om anlegg

  • Baneutstyr på anlegg:
    • 5 banekoster
    • 5 linjekoster
    • 3 dommerstoler med poengteller
    • Vedlikeholdsutstyr
  • Utstyr i forbindelse med dugnad:
    • Grus: 3 tonn grus (1 tonn per bane). Kjøpes av Mastersport eller A.Sport. Må være i plastsekker. Ca 900 legges ut ved dugnad, resten legges ut gjennom utesesongen.
    • 3 trillebord, raker, river, skuffer

Rutiner i forbindelse med dugnad

Rutiner uteanlegg

  • Ukentlig:
    • Sjekke vanning
    • Sjekke linjer og baner, reparere skader
    • Justering av vanningsanlegg
  • Månedlig:
    • Kaste søppel
    • Vaske klubbhus
    • Klippe plen
  • Ad-Hoc ved behov:
    1. Sprøyte og luke baner.
    2. Rydde baner

Leverandører

  • Avfallshåndtering:
    • Klubben har en avfallshåndteringsavtale med Norsk Gjenvinning (kundenr 286725).
    • Det står en 240L restavfallcontainer inne på anlegget.
    • Tømming av container: kontakt Norsk Gjenvinning på 33 22 06 01 og kundenr og adresse Marmorveien 10. Container må sette på utsiden av gjerdet når tømming er bestilt.

OmrådeSystemURLKommentar
BanebookingMatchihttps://matchi.seKontaktperson: asbjorn.dalsbo@matchi.se
MedlemsadministrasjonMatchihttps://www.matchi.se/facility/booking/indexKontaktperson: asbjorn.dalsbo@matchi.se
RegnskapVisma eAccountinghttps://eaccounting.vismaonline.com/
NøkkellåsContrive MobiControlhttps://contrive.mobi
http://webadmin.mobi/en
Løsning levert av Sikkerhetskompan
Kontaktperson support:
post@sikkerhetskompaniet.no


Kontorstøtte (E-post, dokumentlagring, samhandling)Google Gsuitehttps://admin.google.com/Gsuite for Non-profits
Webhosting og DomeneDomeneshop https://domene.shoptonsbergtennis.no er satt opp mot Gsuite DNS.
WebsiderWordPresshttps://www.tonsbergtennis.no/wp-admin/